Arhivare electronică
Documentele importante merită mai mult decât un spațiu de depozitare
Arhiva unei organizații reprezintă memoria activității sale. Fiecare contract, decizie, dosar sau document financiar trebuie păstrat în condiții de siguranță și identificat rapid atunci când este solicitat.
Pe măsură ce volumul documentelor crește, administrarea arhivelor fizice devine costisitoare, iar identificarea informațiilor consumă timp și resurse. În plus, lipsa unui control unitar poate genera riscuri privind integritatea și disponibilitatea documentelor.
Soluția de Arhivare Electronică centralizează întreaga arhivă într-o platformă digitală, unde documentele sunt protejate, organizate și disponibile în orice moment, doar pentru persoanele autorizate.
Un sistem care păstrează informația organizată pe termen lung
Fiecare document este clasificat, indexat și administrat conform regulilor stabilite de organizație. Termenele de păstrare, istoricul accesărilor și structura arhivei sunt gestionate automat, oferind control complet asupra informațiilor.
Platforma este potrivită atât pentru arhive nou create, cât și pentru digitalizarea arhivelor existente.
Integrată în procesele existente, fără schimbări complicate
Documentele pot fi preluate automat din aplicațiile utilizate în organizație și arhivate fără intervenții suplimentare. Astfel, informația rămâne conectată cu procesele operaționale și poate fi regăsită rapid ori de câte ori este necesar.
Funcționalități
Stocarea securizată și organizată a documentelor în format digital, cu acces rapid și păstrarea acestora conform cerințelor legale și politicilor de retenție.
Transformarea documentelor pe suport hârtie în format electronic prin scanare, facilitând gestionarea, distribuirea și arhivarea lor digitală.
Recunoașterea automată a textului din documentele scanate și extragerea informațiilor relevante pentru indexare și identificare rapidă.
Identificarea rapidă a documentelor prin utilizarea unor criterii multiple de căutare, precum cuvinte-cheie, metadate, intervale de timp sau tipuri de documente.
Administrarea informațiilor asociate documentelor, precum autor, dată, categorie sau stare, pentru o organizare eficientă și o căutare facilă.
Păstrarea istoricului modificărilor efectuate asupra documentelor și gestionarea versiunilor succesive, asigurând trasabilitatea și evitarea suprascrierilor.
Înregistrarea tuturor acțiunilor efectuate asupra documentelor, inclusiv accesări, modificări și descărcări, pentru asigurarea trasabilității și conformității.
Realizarea automată a copiilor de siguranță și restaurarea rapidă a documentelor în cazul pierderii datelor, incidentelor tehnice sau situațiilor de dezastru.
Conectarea platformei cu registratura electronică și alte aplicații utilizate în organizație, asigurând schimbul automat de date și continuitatea fluxurilor operaționale.
