Managementul documentelor
Informația potrivită, disponibilă exact atunci când aveți nevoie de ea
Documentele susțin fiecare activitate din organizație. De la solicitări și contracte, până la decizii, avize, corespondență sau rapoarte, acestea însoțesc fiecare proces și fiecare decizie.
Provocarea nu este volumul documentelor, ci modul în care informația circulă între oameni, departamente și sisteme.
Atunci când documentele sunt dispersate în e-mailuri, foldere, arhive fizice sau aplicații diferite, timpul de răspuns crește, colaborarea devine dificilă, iar procesele își pierd eficiența.
Soluția de Management al Documentelor transformă aceste provocări într-un mod de lucru digital, organizat și predictibil, în care informația este accesibilă, procesele sunt transparente, iar echipele pot colabora fără întreruperi.
Construită pentru organizații care gestionează volume mari de documente
Fie că vorbim despre instituții publice, companii sau organizații cu procese complexe, provocările sunt similare: volume mari de documente, termene stricte, responsabilități distribuite și necesitatea unui control permanent asupra informației.
Platforma răspunde acestor provocări prin digitalizarea întregului ciclu de viață al documentelor și adaptarea fluxurilor la modul de lucru al fiecărei organizații.
Integrare cu ecosistemul digital al organizației
Soluția poate funcționa integrat cu aplicațiile existente, facilitând schimbul de informații și eliminând introducerea repetată a acelorași date.
Astfel, documentele devin parte dintr-un flux digital unitar, indiferent de sistemele utilizate în organizație.
Funcționalități
Administrarea proceselor pe baza conceptului de dosar, cu urmărirea completă a activităților.
Organizarea activităților, rolurilor și grupurilor de lucru pentru fiecare dosar.
Acces rapid la documente prin Windows Explorer și integrare cu Microsoft Office și Outlook.
Evidența cetățenilor, companiilor și instituțiilor, împreună cu istoricul interacțiunilor și dosarelor.
Automatizarea circuitelor documentelor pe baza unor fluxuri configurabile.
Identificarea rapidă a documentelor și dosarelor prin filtre și căutări avansate.
Suport pentru semnare electronică, în bloc, cloud, token, STS și semnătură olografă.
Configurarea formularelor și câmpurilor în funcție de tipul documentului sau procesului.
